WhatsApp para contabilidad: flujo de documento sin perder plazos

Un despacho contable tiene un volumen único: 50-300 clientes, cada uno manda CFDI, declaraciones, nómina o estados de cuenta por canales distintos (correo, WhatsApp, drive, USB). Siempre se pierde alguno. El cliente avisa "te lo mandé el domingo" y nadie lo vio. El plazo del SAT se va de largo. Este playbook es el protocolo para organizar la recepción de documentos vía WhatsApp con integración al CRM contable + alertas automáticas + separación por RFC, sin que el contador se vuelva la central de organización. (Los ejemplos usan referencias del SAT México; en otros países LATAM/España, reemplaza por las formas equivalentes: AFIP, SII, DIAN, AEAT, etc.)

El problema central del despacho contable

3 dolores que se repiten:

1. "El cliente nunca manda a tiempo": manda en la víspera del cierre, todo junto y fuera de orden.
2. "Se pierde el documento": va al WhatsApp del socio, del becario, del gerente. El cliente jura que lo mandó.
3. "El cliente pregunta el estatus a cada rato": "¿ya está la declaración?", "¿se pagó el ISR?", "¿cerró el balance?". El personal pierde el día.

El flujo correcto

1. Un único número WhatsApp Business para todo

No 5 números (1 por contador). UN número de la empresa con:

• Una persona responsable por área (Fiscal, Nómina, Contable, Corporativo).
• El bot en la primera capa pregunta el RFC y el tema antes de pasar a la persona correcta.
• Historial completo por cliente: cualquier contador accede.

2. El bot identifica al cliente en 1 mensaje

Cliente: "Hola"

Bot:     "¡Hola! Soy la asistente del Despacho X. Puedo ayudarte con:
          1) Enviar un documento
          2) Saber el estatus de un servicio
          3) Hablar con tu contacto

          Para empezar, ¿cuál es el RFC o nombre de la empresa?"

Cliente: "ABC123456XY7"

Bot:     "Empresa Y S.A. de C.V. — María García. ¿Confirmas?
          Voy a registrar lo que necesitas."

3. Recepción de documento estructurada

El cliente manda PDF/foto. El bot pregunta:

• ¿Qué documento es? (CFDI ingreso, CFDI egreso, complemento de pago, estado de cuenta, nómina, comprobante de pago).
• Periodo (mes/año).

El bot clasifica + archiva en el drive/CRM contable con carpeta estandarizada: CLIENTE/PERIODO/TIPO/FECHA-NOMBRE.pdf.

Integraciones: lo que existe y lo que no

Consultar el estatus de una declaración, archivar documentos en el sistema contable y responder "¿ya está?" con datos reales requieren integración con el ERP. Contpaqi, Aspel, Bind y Alegra tienen API, y un desarrollador puede conectar WhatsApp a ellos.

MercaBot no tiene esa integración. No hay conexión nativa, Zapier, Make ni webhook de salida. Lo que hace: atiende al cliente, pregunta qué envió y de qué periodo, y lo registra en el panel. Los contactos salen en CSV para que los subas a tu sistema. Las partes de abajo que dependen del ERP (estatus automático, archivo) describen el flujo con integración, que tendrías que armar aparte.

Alertas automáticas que protegen el plazo

D-7 del cierre

Nombre: cierre_d7
Categoría: UTILITY

¡Hola {{1}}! Recordatorio: el cierre de {{2}} es el día {{3}}.

Aún necesito:
{{4}}

Puedes mandarlo por aquí. Cualquier duda, contesta.

D+0 del vencimiento (pago provisional ISR/IVA)

Nombre: pago_vencimiento
Categoría: UTILITY

Hola {{1}}, hoy vence:
{{2}}: ${{3}}

Línea de captura: {{4}}
Referencia: {{5}}

Paga antes de las 20:00 para evitar recargos.

Conclusión de servicio

Nombre: servicio_concluido
Categoría: UTILITY

{{1}}, terminé el(la) {{2}} del periodo {{3}}.

Resultado: {{4}}
Próximo paso: {{5}}

Documentos: te los mandé por correo con copia aquí.

Calendario fiscal automático

El bot programa recordatorios para el cliente según su régimen fiscal (ejemplo SAT México; reemplaza con los equivalentes de tu país):

Estatus automático, con integración al ERP

El cliente pregunta "¿ya está mi declaración?". El bot consulta la API del sistema contable y responde con estatus real. Si está lista, manda el PDF.

Cliente: "¿Ya salió el pago provisional de abril?"

Bot:     [consulta Contpaqi/Aspel/Bind]
         "¡Sí! Pago provisional ISR abr/2026: $5,874.00
          Vencimiento: 17/05
          Te mando el PDF ahora."
         [anexa pdf]

Privacidad con dato fiscal

El dato fiscal es dato personal sensible (financiero). Cuidados:

• Cloud API oficial: no app en el celular del becario.
• Acceso por función: fiscal ve fiscal, nómina ve nómina.
• Retención 5+ años: plazo de prescripción fiscal.
• Opt-in específico: el cliente firmó que acepta recibir documentos por WhatsApp.

3 errores que tropiezan a los despachos

1. Múltiples números WhatsApp. El cliente nunca sabe cuál usar. Los documentos se pierden entre ellos. Unifica.
2. Bot dando "opinión fiscal". El bot solo da estatus + recibe doc. Nunca digas "no necesitas pagar X": riesgo profesional grave.
3. Sin integración con el sistema contable. El bot queda desincronizado, el cliente recibe info incorrecta. Siempre jala el dato del sistema fuente.